仕事のスピードを速くするには？ 読書日記『400のプロジェクトを同時に進める佐藤オオキのスピード仕事術』

400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術

今日の読書日記は『400のプロジェクトを同時に進める佐藤オオキのスピード仕事術』から、あえて無理のある目標を立てることについて。

私は、実際の納期より早く締め切りを設定して仕事を進めるようにしています。たとえば3週間が納期なら、まず「1週間で仕上げる」と目標を設定するのです。

このように目標を決めると、自ずと、「1週間で仕上げるにはどうすればいいか」を考えるようになります。よりスピードを上げる方法を工夫することで、実際には1週間で仕上げられなかったとしても、2週間あれば余裕を持って仕上げられるようになるといった成果が得られます。

この場合、目標は「かなり無理がある」と思えるような水準で設定するのがポイントです。たとえば「3週間ですら厳しい」という状態で、「1週間」という目標を決めれば、当然、極端な負荷をかけて仕事に取り組むことになるでしょう。そのような状態を何度か経験すると、それまで重いと感じていた負荷も、あまり重く感じなくなるのが面白いところです。

この方法はさまざまな場面で応用できます。たとえば私は原稿を書くとき、「2時間くらいかかりそうだ」と思ったら、一度は1時間で仕上げるという目標を決めて書いてみます。時間を半分にすれば仕上がる原稿のクオリティは下がりますが、とにかくそのスピード感で文章を考えて書き上げるという経験が重要なのです。

1時間で原稿を書くということがどのような感じなのかを経験することが、クオリティを維持したまま1時間半で原稿を仕上げられるようになるためのステップになります。

極端な締め切りを設定すると、今まで通りのやり方では達成できませんから、思い切ったアイデアを考えなくてはならなくなります。これを意識的に実践することが、業務の改善策を見つけることにつながります。

締め切りまでに時間的な余裕がある仕事は、ついつい後回しにしてしまいがちです。

締め切りの1週間前くらいから、「そろそろやらなきゃなー」と思い始めます。3日前くらいから「そろそろ取り掛からないとヤバイな」と気にかかるようになります。

そして、締め切りの前日になってようやく取り組んでみると、自分の想定していたよりもずっと時間がかかりそうな案件であることに気づいて真っ青になります。「よし！今日は徹夜覚悟だ！」と、必死の一夜漬けで仕上げるものの、当然クオリティは上がりません。

流石にこれは極端な例かもしれませんが、学生時代の試験勉強では、私はよくこういう状況になりました。

ここでは、仕事のスピードを上げるために、あえて、締め切りを前倒しで設定して、自分に大きな負荷をかける、というアイデアが紹介されています。

そして、それをたった1回で終わらせるのではなく、習慣化していくことで、仕事のスピードも質も上げていこうというものです。仕事が速い方が顧客にも喜ばれます。

もし、負荷をかけるのが1回きりだったら、その時は頑張れるかもしれませんが、またそのうち元の弛緩した状態、「いつもの仕事のスピード」に戻ってしまいます。

ですから、仕事のスピードを上げるためには、1回きりではなく、たゆまずに「負荷を与え続ける」ことが必要になってきます。

もう１つ必要なのは「自分自身を律する心」でしょう。元々の締め切りが3週間である仕事に対して、「何としても1週間で仕上げるんだ！」という思いを仕事の完了まで維持することができるかどうか。

ちょっと他の仕事が入ったからとか、何かの緊急の用事があったからとか、今日はもう疲れたとか、そういうことを理由（言い訳）にして、自分で設定した締め切りをずるずると後ろ倒しにしてしまわないか。

また、自分の中の締め切りが後ろ倒しになっていくことで、モチベーションが下がってしまい、「もういいや！やっぱり3週間で終わらせよう」と、振り出しに戻ってしまわないか。

自分の「意思の力」というものほどあてにならないものはそうそうありませんから、簡単なようでいて、これはなかなか難しい取り組みだと思います。

でも、仕事のスピードは上げたい。たくさんの仕事をこなして、たくさん経験値を積んで、たくさんレベルアップしたい。だったら意思の力に頼らずに当たり前にできるまで、体に浸透させていくしかありません。

例えば、報告書を書くなどの「定例業務」において、今、書き上げるのに必要な時間を測ります。それに30分かかるのであれば、次回はそれを20分で書き上げてみましょう。それが当たり前にできるようになったら、今度は10分で書き上げられるように努力しましょう。

そういった「ルーチンワーク」を短時間化していく中で、基礎体力もついてきます。それができるようになったら、「非定例業務」に対しても前倒しの締め切りを設定して、「より大きな負荷」をかけてみましょう。

1kgのダンベルを持ち上げられないうちから、10kgのダンベルを持ち上げようとしたら、腕や腰の筋肉など、体のどこかを痛めてしまいます。それと同じで、いきなり極端な負荷をかけてしまっても、それを達成できない上に、体調も悪くしてしまう恐れがあると思うのです。

「極端な負荷」を与えるからこそ、従来の方法にとらわれない発想が生まれる、という点についてはその通りだと思います。また、最初から大きな負荷に耐えることができるなら、その方が成長のスピードも速いのは間違いないでしょう。 

いきなりは無理でも、少しずつ「締め切りを前倒し」していく習慣を取り入れていきたいと思いました。

〈今日のチャレンジシート〉
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1．この本を読んだ目的、ねらい

・効率よく、素早く仕事を片付ける方法と

    そのための考え方を学ぶ

2. 読んでよかったこと、感じたこと

・全ての行動には理由があるということと

   それをどれだけ徹底して行えるかが

   一流と呼ばれる人になるための秘訣だと感じた

3. この本を読んで、自分は今から何をするか

・仕事も勉強も前倒しで進めていく。まずは

    締め切りを1週間前倒しする

・締め切りの前倒しを習慣化していく

4. 3か月後には何をするか、どうなっていたいか

・仕事の処理スピードが1.5倍になっている

・全ての行動が素早く前倒しで終わるため、

    ストレスを感じない充実した毎日を過ごしている

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