間に合わない、終わらない仕事を早く終わらせることができるようになりたいなら？ 読書日記『「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣』山本憲明 著①

「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣 (アスカビジネス)

 今日の読書日記は、『「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣』から、タスクごとの時間管理について。

私はタスク管理を、「大きな目標があって、それを達成していくために逆算して細分化されたもの」というイメージでとらえています。つまり目標を達成していくためには、その目標を細かく区切ったタスク管理が必要だと考えています。

たいていのビジネスパーソンは、タスク管理自体（今日、何と何をやるか）は行っていると思いますが、タスクごとにかかる時間まで把握している人は、意外に少ないかもしれません。実はこの「タスクごとの時間管理」が結構重要です。

ひとつひとつのタスクにかける時間を把握できなければ、「今日やること」をいくつできるのかわかりませんし、終わりの時間なども把握することができません。

だから、「今日やること」は自分が決めた時間内で必ずやり、次の日はまたおなじようにこなしていく。そうやっていくことで、期限内に目標が達成できるのです。

さて、タスクごとの時間をキッチリ管理することで得られる利点が2つあります。

ひとつ目は、「その日やるべきこと」を多く設定しすぎてしまい、その日のうちに終わらないということがなくなることです。

2つ目は、終わりの時間を設定できることです。これが意外に大事です。仕事を終える時間がわからないと、常に深夜まで仕事をしなければならない、といった状態に陥ります。

終わりの時間が設定できれば、「自分のために何かをする時間」を確保できるようになります。

「仕事が速い人」は、「時間」という概念に対して非常に敏感です。

まずは、自分がやらなければならないタスクの数と、それぞれの作業時間を割り出してみましょう。

〈今日のコンテンツ〉

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1. 必要な時間を見積もる

2. 調整を繰り返す

3. まとめ

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1. 必要な時間を見積もる

手帳にTo do リストを書き出して、終われば消していくということを、私はよく行っています。リストの項目が消えていくのは気持ちのいいことなので、できるだけたくさんの項目をリストから消していきたいと思って毎日頑張っています。

そうやって日々の仕事をこなしていると、あることに気がつきました。毎日のように書き出している項目があり、その項目はいつまでたってもリストから消えない、ということです。

その原因を考えてみると、それは単純に「手間のかかる仕事」であり、「取り掛かるまでの心理的なハードルが高いもの」だということが分かりました。

そして、このタスクリストから消えない仕事は、「慣れていない」もしくは「やったことがない」仕事であることも多いことが分かりました。だからどうしても後回し、後回しにしてしまうのです。

こういう不慣れな仕事を行う場合、完了するまでにかかる時間を見積もることが難しいです。ですから、まずは、その仕事を「細切れにしてやる」ことが必要です。

例えば「会議の準備」みたいなことを上司から依頼されただけでも、参加者の日程調整と事前連絡、会議室の予約、当日の運営、機材のセッテイングから、後片付け、議事録の作成と参加者への送付まで、色々とやることを細分化することができるはずです。

そして、ある程度まで細分化することができれば、それに必要な時間を見積もることもできるようになるでしょう。

時間の見積もりが行えない１つの原因は、この「仕事の細分化」が十分に行えていない、もしくは、それが面倒だと思ってしまうことにあるのだと思います。

確かに、細分化を行うと手帳に書き出す量は増えるので、仕事の量が増えたようにも思えます。ですが、小分けにすることで、次のようなメリットがうまれます。

１つは仕事を進めやすくなり、リストからたくさん項目を消せるので気分が良いことです。

そしてもう１つは、分解した結果、分解する前には気づかなかった仕事・作業や手順が必要になることに気がつくことができて、時間の見積もりの精度が上がるということです。

ですから、どこから手をつけていいかわからない仕事ほど、「細分化」することを考えてみましょう。

2. 調整を繰り返す

そして実際に「仕事を細分化」して取り組み、無事に終えることができたとします。

では、当初見積もっていた時間と、実際にかかった時間を比べてみましょう。果たしてその結果はどうだったでしょうか。

多くの場合、新しい仕事や不慣れな仕事は最初の見積もりよりも時間がかかってしまっているはずです。

仕事を早く行うようになるためには、見積もりの時間と実際にかかった時間を記録して、それで終了してしまうのではなく、何故、その時間に差が出たのかを振り返るのが効果的だと思います。

例えば、自分が想定していなかった手間が発生したのかもしれませんし、他の人との連絡や調整が上手くいかなかったのかもしれません。あるいは突発的で緊急な用事を上司から頼まれたのかもしれません。

振り返りによってその理由を見つけておくことで、次にその仕事を行う時には、自分が時間を取られた項目に対する取り組み方を改善していけるはずです。

そのように、所用時間を見積もる→実行する→実際にかかった時間と比較する→差が生じた原因を考える→対策を考えて実行する、のPDCAサイクルを回していくことで、必然的に時間の使い方は上達していくと思います。

それを積み重ねていけば、時間内に予定していた仕事を終えることができて、さらには、自分が行いたいことに取り組める時間も確保できるようになってきます。そうすればきっと目標到達までにかかる時間も断然速くなってくるでしょう。

特に、「振り返り」、「改善する」。この部分を意識してやっていきたいと思いました。

3. まとめ

・To doリストに残り続けるタスクに対しては

   細分化すると取り掛かりやすく、また、時間も

   見積もりやすい

・所用時間を見積もる→

    実行する→

    実際にかかった時間と比較する→

    差が生じた原因を考える→

     対策を考えて実行する、のPDCAサイクルを

    回して時間を確保して目標を実現しよう

〈今日のチャレンジシート〉
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1．この本を読んだ目的、ねらい

・仕事を早く終えるための考え方とテクニックを

    学ぶ

2. 読んでよかったこと、感じたこと

・慣れない仕事の実行と所要時間の見積もり

    のためには、細分化が有効だと気づくことが

    できた

3. この本を読んで、自分は今から何をするか

・時間管理のPDCAサイクルを回す

4. 3か月後には何をするか、どうなっていたいか

・To doリストに書かれた項目が、全て

    書いた日のうちに消化できるようになっている

・その結果、自分や家族のために使える時間が

    増えている

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