仕事を早く終わらせるための考え方は？ 読書日記『起業1年目の教科書』今井孝 著①
今日の読書日記は、『起業1年目の教科書』から、時間を確保するための仕事に対する考え方について。
今の仕事を ８割の時間で終わらせる
時間を確保するときの 、もう １つの鉄則です 。それは 、 「今の仕事を早く終わらせる 」ということです 。今の仕事を ８割の時間で終わらせればかなり余裕が出てきます 。
「早く終わらせよう 」と意識するだけでも 、かなり時間短縮できると思います 。
お勤めの方は仕事を始める前に 、仕事を終える目標時刻を決めてからスタ ートしてみてください 。
残業を前提で仕事をするよりはかなりましです 。終える時間を意識するだけで 、かなり効率が上がります 。
また 、終わる時間を決めるだけでなく 、 「何が終わったら今日の仕事は終わりか ？ 」も明確に決めることが 、仕事を ８割の時間で終わらせるカギです 。
求められるアウトプットを明確にすればするほど 、効率は上がっていきます 。特に定型でない仕事の場合はこれはとても重要です 。
アウトプットを明確にして 、相手の立場になって仕事をするとスピ ードアップできるのは 、他にも理由があります 。
それは 、 「間違いを突っ込まれたらどうしよう 」と自分に矢印が向くのではなく 、純粋に 「相手に必要なものは何か ？ 」に意識が向けられるからです 。結局は 、上司やお客様のために頑張ることが 、自分のためにもなるわけです 。
「相手のため 」に意識をフォ ーカスすると 、 ８割の労力で仕事ができる 。
タイトル通り、起業する場合について書かれている本ですが、起業を検討していない場合でも、参考になる考え方が多数ありました。その中から時間の捻出方法について。
会社勤めの方であれば、週に5、6日は、一日のうちある程度、固定された時間を仕事のために当てなければなりません。
引用した箇所は、如何にして起業するための準備を行う時間を、現在の仕事を行っていく時間以外に確保していくか、という話です。
「起業するための準備の時間」のところを「自己投資のための時間」とか「趣味に費やす時間」に置き換えても成り立つと思います。
小手先のテクニックというよりも、「考え方を変える」ことで、仕事の時間を短縮することができます。
１つ目は、「早く終わらせよう」という意識を持つこと。そして、そのために、「その日の仕事の終了時刻を決めておく」ことです。
締め切りの時間が決めていると、「何時までに、これと、あれを終わらせないといけない、そのためには、先にこれを何時までに片付けておく必要がある」となりますから、自分のスケジュールに対する意識が引き締まります。
私たちはどうしても「易きに付く」行動を取りがちです。「仕事が全て完了した時間が帰宅時間」としてしまうと、ずるずると残業時間が伸びていくことになってしまいます。
もちろん実際には、当初想定していた以上に仕事に手間取り、予定終了時刻をオーバーしてしまうこともあるでしょう。それでも、「早く終わらせる」、「終了時刻を決めておく」という意識を持つことは大切だと思います。
それによって徐々に自分のタイムマネジメントの能力が磨かれていくからです。
２つ目は、「何が終わったら今日の仕事は終わりか？」を考えることです。その日で一番大切な仕事は何か。求められているアウトプットは何か。
それさえ終われば、あとは明日に回してもいい。そのような仕事に焦点を合わせてしっかりやりきるということです。
私自身はこの２つ目のポイントに対する意識が弱かったように思います。
顧客や上司の求めている要求に応えるための仕事を先にこなしておけば、後で慌てることも少なくなるでしょうし、成果にも繋がりやすいでしょう。
顧客に求められるアウトプットを提示するというのは、どんな仕事をしていたとしても変わることはありません。
上司や顧客から徹底的にヒアリングして、何が求められているアウトプットなのかを確認しておくことは、やらなくてよかった余分な仕事や、やり直しのための後戻りの時間を大きく削減することになります。
自分の考えるアウトプットをまずは伝えて、相手の求めるアウトプットとの間の認識の齟齬をなくしておく。それが重要な仕事を最短で片付ける近道になると思います。
しかも、「望むアウトプット」が「素早く」入手できることは顧客や上司にとってもありがたいことではあっても困ることではありません。
そして、それによって自分も仕事時間を短縮して早く帰ることができたら、それはwin-win-winですよね。方向性としてはそちらを目指していきたいところです。
「自分のやりたいことをする」のが仕事ではなく、「相手の求めていることをする」のが仕事だという考え方があります。
相手のニーズのないことであれば、それはそもそも仕事ではなくて、「個人的な趣味」の領域の話になります。
もちろん、「自分のやりたいこと」と「相手の求めていること」が合致していればそれに越したことはありません。
しかしほとんどの場合、そんなことはなく、そのような場合であっても、きっちりと相手の要望に応えていかないといけないのが仕事です。
「求められるアウトプットは何なのか」を毎日、仕事の始まりに意識することで、仕事の効率を上げ、成果も出していく。さらに自分のために使える時間も捻出する。そのような訓練ができるのだと思いました。
〈今日のチャレンジシート〉
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1．この本を読んだ目的、ねらい
・起業家の考え方や行動を取り入れて
自分を成長させる
2. 読んでよかったこと、感じたこと
・時間感覚、
人を巻き込むこと、
将来の自分を買ってもらうこと、
健全な下心を持つこと、
やる気のない前提で一日の計画を立てること、
助けてくれる人リストを作ること、
などが参考になった
3. この本を読んで、自分は今から何をするか
・求められるアウトプットを毎日意識して
それを確実にこなしていけるようにする
4. 3か月後には何をするか、どうなっていたいか
・仕事で成果を出しつつ、自分のために
使える時間が十分持てるようになっている
・自分と関わる人たちに対して、もっと
価値提供できるようになっている
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