時間がない状態に来年こそサヨナラするためには？『入社3年塾』 赤羽雄二 著
今日の読書日記は、『入社3年塾』から、「やるべきこと」にすぐに着手することについて。
時間をコントロールする上で、多分一番効果的なのは、「やるべきこと」にすぐ着手することです。
時間をコントロールできない人は、着手が遅かったり、始めても遅かったり、途中で何度も中断したり生産性を落としたり、やりきれなかったりします。
中でも、着手が遅いことが、実際の仕事では一番影響すると思います。特に、上司の印象、周りの印象が大きく左右されます。
別に上司にゴマをするわけではありませんが、無駄に印象を悪くする必要はもちろんありません。
やるべきことにすぐ着手するためには、次の４つをおすすめします。
１ 決めたことは期限に余裕があってもすぐ始める
仕事のできない人ほど先送りにし、ぎりぎりに始めようとします。そうすると、「あ、必要な数字がなかった」「これは予想以上に時間がかかりそうだ」といった困った話が後で起き、挽回のしようがなくなってしまいます。
２ 丁寧にやるよりは、ざっと全体にめどをつける
仕事は何でも丁寧にするほうがよいと勘違いしている人がいます。それよりはざっと全体にめどをつけて、それから細部を仕上げていくほうが何倍もいいのです。無駄がなく、必要なところに時間をかけられます。
３ 人に聞くべきところはすぐに聞く
人に聞くべきところを聞かず、自分で何とか解決しようとする人が意外に多いものです。下手な聞き方をして上司にたしなめられたとか、意地悪されたなどのトラウマがあるのかもしれませんが、会社としてみると時間の無駄になります。自分がきちんとやってもよくわからないところは、すぐに聞くようにしましょう。
４ 日々の情報収集を極力いつも終わらせておく
日々の情報収集を怠っていると、スタートダッシュがききません。全体像をつかみづらく、仮説構築がうまくできないからです。日々、ためずに情報収集しておくとスムーズに進みます。
どうでしょうか。ただの習慣ですよね。それがすごい結果をもたらします。ぜひ早いうちに身につけていただければと思います。
〈今日のコンテンツ〉
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1. 与えられた時間とスピードの意識
2. 意思決定の時間と行動の時間
3. まとめ
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1. 与えられた時間とスピードの意識
やりたいことはたくさんある。だけど「時間がない」。あなたはこんなことでお悩みではないでしょうか。私もその一人です。
やりたいことは日に日に増えていくばかりなのに、やらないといけないことが多すぎる。しかもそのやらないといけないことが「全然進まない」。
やりたいことをやりきって、成長を実感でき、充実した毎日を過ごしている理想の状態の自分を夢見る人も多いはずです。ところが現実は、例えば、手間ばかりかかる割には生産的でない仕事に時間を取られる状態が続いている。そして理想と現実のギャップに、悶々としたものを抱えながら日々を送る。そんなことはありませんか。
時間がないのは、私たちを取り囲む環境のせいの場合もあるかもしれませんが、一端その考え方は脇に置いておいて、まずは、自分の物事の進め方をもう一度見つめなおしてみる必要があるのではないでしょうか。
今回、引用した文章は世の中にあふれかえっている「時間がない」問題を解決するためのヒントをくれます。
私たちに与えられた時間は誰でも等しく一日24時間です。これはよく言われていることです。でも、誰にでも同じように流れている時間でも、どうしてその「密度」が違ってしまうのでしょうか。
どうして毎日笑顔で充実した時間を過ごす人もいる一方で、モヤモヤした気持ちを抱えながら、毎日不満を蓄積して不機嫌に過ごす人もいるのでしょうか。
ひとつの原因として、「時間」や「スピード」というものに対する意識の持ち方の問題が大きいと思います。
例えば、この仕事を「明日までにやらなければならない」と考える場合と、「明日までにやればいい」と考える場合では、どちらが時間に対する「真剣さ」を備えていると思いますか？
当然、前者ですよね。後者は余裕が感じられます。取り組むのが、ルーチンワークのような慣れている仕事で、かつ、時間の見積もりが正確に行える場合であれば、その考え方でも良いと考えられます。
ですが、後者の問題点は、ルーチンワークに限らず、もし、新しい仕事や不慣れな仕事に取り組む場合でも、同じように「明日までにやればいい」と考えがちになるだろう、という点です。
結果として、初動が遅れて、想定以上に時間を消費して、締め切りまで「時間に追われるように」過ごすことになるでしょう。
これは時間に対する意識の持ち方の問題です。ですから「時間がない」という問題を克服するためには、この「時間に対する意識」の部分から改善していくことになります。
2. 意思決定の時間と行動の時間
「時間がない」問題を克服することを考える時、その時間というのは2種類に切り分けて考えることができます。
それは「意思決定までにかかる時間」と「実際の行動の時間」です。
作業を始めて4分経つと、気持ちが乗ってきて集中できる「作業興奮」の状態に入ることができる、という話を昔聞いたことがあります。
実際に、いざ仕事を始めてしまえば、思っていたよりも早い時間で「やるべきこと」が片付いた、という経験はどなたでもお持ちではないでしょうか。
その仕事にかかる時間などを予測して手帳に書いておいて、後から、実際にかかった時間と較べて改善ポイントを探し、生産性を上げていく、という手法もあります。
ですが、この方法では「意思決定の時間」、つまり、「やろう！と決めてから実際に取り掛かるまでの時間」というのは考慮されていません。この「取り掛かるまでの時間」をメモする、という話もあまり聞いたことがありません。
そして、ここに大きなロスが発生していることが多いのです。先ほど「初動が遅れれば」後になって「時間に追われる」ということを書きました。
初動までの時間が「意思決定にかかる時間」です。
そして、おそらく仕事であろうとプライベートであろうと、「時間がない」問題の一番のボトルネックとなりやすいのはこの部分だと思います。
今回引用した部分で、この本の著者は「決めたことは期限に余裕があってもすぐ始める」ことだと述べられています。
もし、今すぐに取り掛かれない状況にあったとしても、そういう「意識付け」を行っていくことが大切です。
もちろん、さまざまなノウハウ本に書かれているように、細かいテクニックの積み重ねで、スピードを少しずつ上げていく、という取り組みも並行してやっていくことも、とても大切です。
でも、一番最初に取り組むべきは、この「やるべきことにはすぐ着手する」そういう意識を持つことを「習慣化」していくことだと思います。
最初は意識的に呪文のように唱えても良いかもしれません。歯磨きや入浴のレベルまで
「やらないと気持ち悪い」と感じるくらいまで「やるべきことにはすぐに着手する」を
自分の頭の中に刷り込んでいくのです。
もちろんある程度の時間はかかるでしょう。今日、明日になんとかなる、というものではありません。
ですが、毎日の刷り込みを続けて、1か月後、3か月後、半年後、1年後に、この「時間がない」問題を振り返ってみたとしたらどうでしょうか。
自分でも恐ろしくなるくらい「解決されてしまっている」ことになるのではないでしょうか。
また、新しい1年が始まります。「時間がない」問題を解決して、来年こそ「充実した毎日」を過ごせるかどうかは、私たちのほんの小さな意識付け１つで変わってきます。
一緒に習慣化していきませんか？
3. まとめ
・「時間」は「意思決定までにかかる時間」と
「実際の行動の時間」に分けられる
・「時間がない」問題の一番のボトルネックになりやすいのは
「初動までの時間」が遅れること
・「やるべきことにはすぐに着手する」という意識付けを
習慣化することが「時間がない」問題を解決する、小さくて
大きな一歩となる
〈今日の読書を行動に変えるための
個人的チャレンジシート〉
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1．この本を読んだ目的、ねらい
・社会人としての基礎を復習する
・自分の成長のための改善ポイントを探す
2. 読んでよかったこと、感じたこと
・タイトルは「入社3年塾」となっているが、
今でもできていないことがたくさん見つかった
3. この本を読んで、自分は今から何をするか
・できていないことをひとつずつ潰していく
・意思決定と行動のスピードを意識する
・「やるべきことにすぐ着手する」という意識付けを
行なうことを無意識レベルで身につけられるまで
習慣化していく
4. 3か月後には何をするか、どうなっていたいか
・意思決定と行動のスピードが圧倒的に早くなっており、
それを自分でも実感できる
・基礎スキルの全てについて人に教えられる
レベルになっている
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